採用情報

コンベンション事業部。ひとつひとつニーズに応え、無事にコンベンションが終了したときはとてもやりがいを感じます。コンベンション事業部 渡邊 真実奈

業務内容・やりがい

下記の流れを、5名ほどのチームで役割分担しながら進めます。
▼企画
主催者となる医師・病院・医療機器メーカーなどのお客様を訪問し、テーマや日にちなどの開催概要を決定。予算・参加人数・会場など、今後運用を行なう上で欠かせない骨子を決めていきましょう。定期的に行なわれるコンベンションも多いです。赤字にならないよう、しっかり収支計画を立てることが大切です。

▼次は運営
骨子を具体的にし、当日を迎えるまでの準備を行ないます。参加者を選定したり、会場を下見したり、プログラムを策定したり、多くの人に参加してもらえるよう広報をしたりと様々な準備を行ないます。忙しい先生のスケジュールをいただき、話し合う頻度も増えていきます。

開催日が近づくにつれ、さらに詳細を詰めていきます。参加者の宿泊施設の手配・当日に使用する機械や装飾の確認・運営マニュアルや台本の作成・配布物のチェックなど、慎重に確認作業を進めていきます。

▼いよいよ当日!
参加者のアテンドをしたりプログラムの進行に必要な準備をしたり、資料を配布したり…始まればあっという間。定刻通りに終了したら、撤収を見届けて当日が終了します。

▼その後
お礼状を発送したり、最終的な収支を計算したり、課題を振り返ったりと反省会をして、プロジェクトが終了します。

※企画から当日を迎えるまでの期間は1年ほど。長くて2年ほどです。
※月に1~2回ほど、全国各地への出張が発生します。

企画から当日の運営まで一貫して携わることが多いです。そのため1年以上の期間をかけてコツコツ準備をしてきたコンベンションが無事に当日を迎え、多くの参加者で賑わっている様子をみた時には、大きな達成感を得られるでしょう。また何のトラブルもなくすべての参加者が無事に帰ったのを見届けた時や、主催者様から「次もお願いするよ」と言っていただけた時には、心から「やってよかった」と思えるようです。
またお客様と何度も話し合いをすることが多い分、お客様と深い信頼関係を築くことができます。「知り合いの医師でコンベンションをやりたい人がいたから、あなたに紹介するよ」と紹介をいただいた時には、自分自身が評価されたと実感できるはずです。

ハート・オーガナイゼーションの魅力

私たちの強みは2点あります。 1つは、医療系のコンベンションに特化しているということ。 医療業界という商習慣を理解した対応ができたり、顧客のコネクションを活かしたアドバイスができたりといった点が、顧客にとってスムーズで「次も頼むよ」と言って頂ける秘訣です。 また、もう1つはWebによるサービスの拡大です。 ブラウザー上で症例を共有するクラウド症例会議室や、学会・研究会の共通参加登録システムを提供することで、より効率的なコンベンションのサービスを提供しています。

1日のスケジュール

09:30 出社
複数の研究会が同時に進行しているので、すべての会のメールをチェックします。
10:00 ASA Meeting
その日の業務スケジュールを報告します。
社員全員の報告を聞いて、業務量の偏りがないか、急な対応が必要な案件をどのように進めていくか、これからのスケジュール等を確認・共有をします。
チームプレイの基礎となる大切な場です。
10:15 チームMeeting
プロジェクトチームメンバーから業務進捗状況を報告します。
計画通り進んでいるかを確認し、もし遅れがあれば即対応していきます。
プロジェクト全体の流れと個々の仕事を把握して、お互いにフォローできるようにしています。
10:30 問合せ対応
メールや電話にて問い合わせを頂いている案件に対応します。
主催の先生、協力企業、関係業者、参加者等、多方面から問い合わせがあり、件数も多いですが丁寧確実に対応しなければなりません。
12:30 ランチタイム
外食する人、持ってくる人、様々です。私はお弁当派!
13:30 経理・会計処理
予算管理、見積書・請求書の発行、入金・支払処理から決算まで、研究会毎に発生します。一つの研究会が小さな会社のイメージです。
15:00 その他事務処理
と、一口に言っても、文書作成、校正作業、Web更新、会員管理、各種申請手続き、などなど・・・ドクターとの打合せをしているチームリーダーから資料の作成、改定、新しいプロジェクトの各種調査がおりてくることもあります。多種多様な業務をこなしていき、気がつけばあっという間に一日が終わります。
18:00 退社
帰宅後は母に戻ります!本番前以外は残業もほとんどなく、働くママに優しい会社です。
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